四川省科技公益发展基金会档案管理制度

四川省科技公益发展基金会档案管理制度

第1条 为了规范基金会档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第2条 档案管理机构及其职责

（一）基金会档案工作实行二级管理，一级管理是指基金会办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

（二）办公室档案管理员负责基金会所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

（三）档案管理人员要严格执行基金会档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

（四）办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第3条 归档制度

（一）凡是反映基金会战略发展、公益慈善项目、基金会管理等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

（二）凡属归档范围的文件资料，均由基金会集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

（三）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，办公室保存复印件。

（四）凡基金会业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以基金会名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

（五）基金会业务活动中涉及财务方面的资料，由财资管理部保存原件；办公室保存复印件。

（六）由基金会对外签订的捐赠协议合同，原则上应保留两份原件，办公室保存一份，财务部保存一份。

（七）在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交办公室档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第4条 档案保管制度

（一）基金会办公室设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

（二）归档资料要进行登记，编制归档目录。

（三）档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

（四）档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

（五）库存档案必须图物相符，账物相符。

（六）档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

（七）根据有关规定及基金会实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

（八）经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经基金会领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

（九）严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

（十）凡基金会工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第5条 档案借阅制度

（一）档案属于基金会机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经基金会领导批准不得借阅。

（二）借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

（三）借阅档案，必须履行登记、签收手续。

（四）借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管负责人批准。

（五）借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

（六）借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

（七）借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

（八）重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管负责人同意，必须外借的，由理事长审批。

第6条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，定期移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交办公室统一保存。

第7条 本制度由四川省科技公益发展基金会办公室负责解释。

第8条 本制度经四川省科技公益发展基金会第三届理事会第十一次（扩大）会议审议通过，2024年5月11日基

金会更名后，经修订发布施行。

四川省科技公益发展基金会

2024年5月17日